RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) Nasıl Uygulanır? - Voodoo RPA

by Gul Yuksel
2 sene ago
777 Views

Kısaca Robotik Süreç Otomasyonu

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) insan eylemlerini taklit ederek görevleri gerçekleştirir. İş akışlarını otomatize eder. İlk olarak tekrarlayan, yüksek hacimli ve kural tabanlı görevleri gerçekleştirir. Çoğu işletme RPA’i düzgün uygulayamamakta ve yararlarından faydalanamamaktadır. Bunun temel nedenlerinden biri süreçlerin doğru belirlenememesidir. Başarılı bir RPA süreci işlemek için bir yol haritası izlemek gerekir.

Detaylı bilgi için ilgili yazımızı buradan okuyabilirsiniz.

RPA Uygulama Aşamaları

  • İyi bir araştırma

    İlk olarak işe Robotik Süreç Otomasyonu hizmetleri ve yetenekleri hakkında araştırma yaparak başlamak gerekmektedir. Piyasadaki RPA ürünlerinin karşılaştırılması yazımıza göz atabilirsiniz. Geliştirmeye başlamadan önce gerekli toplantılar ile müşterilere RPA’in ne olduğu, neler yapabildiği anlatılır ve örnek senaryolarla zenginleştirilir.

  • Otomatikleştirilecek Süreçleri Belirleme

    RPA’i ölçeklendirmeye çalışan işletmelerin çoğunun iş süreçlerini optimize etmedikleri görülmektedir. PoC (Proof of Concept) öncesi iyi süreç belirlemek çok önemlidir ve doğru iş süreçlerini belirlemek RPA’in en önemli aşamasıdır. İşletmeler RPA’in neler yapabildiğini anladıktan sonra otomatikleştirilecek iş süreçleri bulmalıdır. Doğru süreçleri seçmek için belirli stratejiler geliştirilebilir. İş sürecinin karmaşıklığı ve yatırım getirisi gibi kriterler dikkate alınmalıdır. Tüm departmanlar ve iş akışları değerlendirilerek doğru süreçler belirlenir.

    İş süreçlerini belirlemede bazı önemli kriterler aşağıdadır:

    • İnsan müdahalesi olmadan gerçekleşecek işlemler
    • Rutin olarak gerçekleşen görevler
    • Belirlenen sürecin bileşenleri ve alt bileşenlerinin dijitalleşmeye uygunluğu
    • Herhangi bir hata olmaksızın yapılması gereken işler
    • Kurallardan oluşan iş akışı
  • Çalışan Kadronuzu Otomasyonla Tanıştırın

    Çalışanlar RPA hakkında bilgilendirilmeli, gerekliliği ve yatırım getirisi gibi faydalarından bahsedilmelidir. Bazen çalışanlar otomasyonu istemeyebilir. Bu gibi durumlarda çalışanlara işlerinin yerini almayacağına dair bilgilendirme yapılabilir. Bunun aksine RPA’i memnuniyetle karşılayan çalışan sayısı karşılamayanlara göre daha fazladır. Bir araştırmaya göre RPA ile çalışan firmaların yalnızca %17’si çalışan direnci ile karşılaşmıştır.

  • Bilgi Teknolojileri Ekibi

    Bazı şirketler kendi Bilgi Teknolojileri ekipleri ile RPA’i başarılı bir şekilde uygulayabilirler. Bir ekibin RPA’i başarılı bir şekilde uygulayabilmesi için her RPA şirketinde farklı prosedürlerde olan eğitim ve sertifikasyon süreçlerinden geçmesi gerekir. Bu kapsamda, RPA’de güçlü bir ekip yaratmak operasyonların daha verimli geçmesini sağlarken, yeni süreçler geliştirmekte daha hızlı olacaktır.

  • İş Analizi

    Otomatize edilecek iş süreçleri belirlendikten sonra genel bir toplantı alınarak iş analizi yapılır. Toplantıda bu zamana kadar bu işi yapan çalışanlar detaylı şekilde süreci, iş analizine aktaracaktır. Sürecin detayları adım-adım aktarılarak geliştiriciye iletilir. RPA İş Analizi ile ilgili daha kapsamlı bilgi için yazımıza ulaşabilirsiniz.

  • Geliştirme Süreci

    RPA için belirlenen iş süreçlerine göre geliştirmeye başlanır, RPA uygulamasının en uzun aşamasıdır. İşletmeler kendi BT ekiplerine olan güvene göre iş süreçlerini kendileri geliştirebilir veya RPA şirketi tarafından da gerçekleştirilebilir. Tüm süreçler RPA için uygunsa geliştirme süreci daha kısa sürerken, değilse uygun olmayan süreçler optimize edilmeli veya yeniden tasarlanmalıdır.

  • Test Süreci

    Geliştirme süreci tamamlandıktan sonra olası hataları ve performansı izlemek, öngörülemeyen zorlukların ortaya çıkmasını engellemek için testler yapılır. Test sırasında bir hata çıkarsa geliştirme süreci devam eder. Tamamen canlıya geçmeden önce süreçten sorumlu ekibin gözetimiyle canlı test yapılabilir.

  • Canlıya Alma - UAT (User Acceptance Testing)

    Test sırasında çıkan hataların çözümünden sonra robot canlı bir ortamda tam zamanlı olarak çalışmaya hazırdır.

  • Destek

    RPA destek uzmanları gerektiğinde yerinde veya uzaktan çalışarak oluşabilecek sorunları veya geliştirmeleri yapar.

  • VooDoo RPA ile RPA’i ölçeklendirin

    VooDoo RPA ile otomasyona uygun iş süreçleri belirlenir veya otomasyona hazır hale getirebilmek için geliştirmeler yapılır. Belirlenen iş süreçleri, iş analisti ve çalışanlar tarafından yapılan bir toplantı ile adım adım incelenir. Sonrasında RPA geliştiricisi tarafından süreç otomasyonlaştırılabilir. Test aşamasından da başarıyla geçen süreç en son canlıya alınarak müşteriye gerekli eğitimlerin verilmesiyle tamamlanmış olur.

    Şirketteki çalışanlar yazılım robotu ile etkileşimli çalışarak verimliliklerini arttırmaktadır. VooDoo RPA iş analisti, geliştirici ve destek elemanlarıyla etkileşimde süreç geliştirmek mümkünken kendi Bilgi Teknolojileri ekibinizi kurmanız da ihtimaller arasındadır. Ekibinizdeki RPA’den sorumlu elemanlar için verilen temel ve ileri seviye eğitim ile RPA geliştirici sertifikasına sahip olacak çalışanlar artık kendi iş süreçlerini geliştirebileceklerdir.

RPA’i Uygulamak için Mükemmeliyet Merkezinizi (CoE) Oluşturun

Mükemmeliyet Merkezi (CoE) Nedir?

CoE, RPA’i tamamıyla bir işyerine uygulamanın yoludur. Daha stratejik bir geliştirme ve verimli iş akışları yaratmayı sağlayan uzun vadeli bir yetenektir. Uygulanması için farklı disiplinlerden insanların bir araya gelmesi gerekmektedir. İnsan ve robotların birlikte etkileşimli çalışabilmesi için uygulanması gereken önemli bir adımdır.

Neden Mükemmeliyet Merkezi Uygulamalısınız?

RPA’i daha etkili kullanmak ve geliştirmek için CoE’nin sağladığı merkezi yapı gereklidir. Çoğu kuruluş CoE’den önce RPA’i deneyip yapabileceklerini ölçtükten sonra CoE’nin temelini atmaya başlıyor ve zamanla büyütüyor.

Bir RPA sağlayıcısı ile çalıştığında RPA araçlarının kullanımı, otomatizme edilecek süreçlerin seçilmesi gibi durumlar o RPA şirketi elemanları tarafından gerçekleşir. CoE uygulanması demek tüm bu işlerin sıfırdan öğrenilmesi anlamına gelir. Fakat bir CoE ile iş süreçleri ile ilgili gerekli tüm bilgilere ulaşmak daha kolay olabilmektedir. Süreçler daha hızlı iş analizi daha kolay yapılır ve geliştirmeye başlanır.

Bilgi Teknolojileri ekibi basit otomasyonları yönetmede daha iyi iken, daha karışık otomasyonlarda aynı verim elde edilememektedir. Bu durumda yalnızca BT departmanı değil iyi tasarlanmış bir CoE ve BT ekibinin birlikte çalışması botların sorunsuz çalışmasını sağlar.

Bir CoE ekibi olmadan süreç tasarımı, mimarı, geliştirme, proje yönetimi için dışarıdan danışman tutmak daha maliyetli olacağından uzun vadede otomasyon maliyeti düşecektir.

Mükemmeliyet Merkezi Nasıl Oluşturulur?

CoE oluşturmak Bilgi Teknolojileri ekibinden daha fazlasını gerektirmektedir. CoE ekibi oluşturmak için gerekli pozisyonlar aşağıdadır:

RPA Değişim Yöneticisi: RPA’in kurum için uygulanmasının kolay olmasını sağlamak için gereklidir.

RPA İş Analisti: İş sürecini detaylıca inceleyerek süreç tanımları ve haritalar oluşturur.

RPA Geliştiricisi: RPA geliştiricisi, RPA çözümünün geliştirilmesi, test edilmesi ve uygulanmasını sağlar.

RPA Hizmet Desteği: Oluşabilecek sorunları gidermek için altyapı desteğinden sorumludur.

Ekibinizi oluşturduktan sonra, iyi bir yönetim modeli belirlemek otomasyona dönüşüm sürecinde yol haritası olur. Değişikliği etkin bir şekilde yönetmek ve riski optimize etmek için yönetim modeli önemlidir. Bu model kararların hızlı ve etkili bir şekilde alınmasını sağlamaktadır. CoE liderleriniz ile çalışarak, CoE’nin hedeflerini, uygulama stratejisini iyi belirlemelisiniz. İş avantajları belirlenmeli, değerlendirilmeli ve öncelik sırası olmalıdır. Ek olarak, güçlü bir teknoloji altyapısı ve RPA platformu olmalıdır. Tüm bunlar seçildikten sonra botlar doğru bir şekilde dağıtılmalıdır.

Çoğu kuruluş bir an önce kazanma ümidi ile RPA’i uygulamaya başlar. Fakat, uzun vadeli bir konumlandırma ve yatırım getirisi için uygulamak daha önemlidir. Bu uygulama için adım adım gerekenler:

  1. Birçok proje ve iş akışı için plan yapın ama önce bir proje ile başlayın. CoE’nize başlangıçta bir iş projesi verin. Bu projeyi gelecekteki büyük ölçekli işler için temel olarak kullanın.
  2. Süreç boyunca iyi gözlemleyin, nelerin iyi çalıştığını ve nelerin daha iyi olabileceğini inceleyin.
  3. Teknik ve teknolojik sıkıntılar için iyi bir ekip kurun. Bir CoE’nin RPA hedeflerine ulaşması için iyi bir teknoloji altyapısı gereklidir.
  4. Zamanla çalışma modelinin gelişmesini ve oturmasını bekleyin
  5. Zaman ilerledikçe iş süreçlerini arttırın ve uçtan uça kuruluşunuzdaki işleri otomasyonlaştırmayı hedefleyin.

Sonuç

RPA kuruluşunuzun dijitalleşmesi için önemli bir adımdır. Bunu uygulamak için belirli seçenekler bulunur. RPA satıcınız sizin için tüm bu süreci gerçekleştirebilir veya eğitimli Bilgi Teknolojileri departmanınız ve RPA satıcınız ile destekli bir şekilde çalışabilirsiniz. Bir mükemmeliyet merkezi kurarak ise işleri daha da kolaylaştırıp kendi ekibinizi oluşturabilirsiniz. Değişimi yönetmek kolay değildir ve zaman alınır. İyi bir ekip ve yönetim modeli ile daha iyi sonuçları yaratmanız mümkündür.

KAYNAKÇA

Dasagrandhi, C. S. (n.d.). A step-by-step process for RPA implementation. Blog. Retrieved August 10, 2022, from https://blog.vsoftconsulting.com/blog/a-step-by-step-process-for-rpa-implementation

Get in touch Anthony Abbattista Analytics and Edge-AI Leader aabbattista@deloitte.com . (2020, November 9). Robotic Process Automation (RPA) trends and scaling best practices: Deloitte us. Deloitte United States. Retrieved August 10, 2022, from https://www2.deloitte.com/us/en/pages/operations/articles/global-robotic-process-automation-report.html

Guide to a successful RPA implementation in 2020. Maruti Techlabs. (2022, May 9). Retrieved August 10, 2022, from https://marutitech.com/successful-rpa-implementation/

Key steps to achieve successful RPA implementation. Zenesys. (n.d.). Retrieved August 10, 2022, from https://www.zenesys.com/blog/key-steps-to-achieve-successful-rpa-implementation

Kosmopoulos, C. (n.d.). 7 secrets to Scaling Robotic Process Automation (RPA). Business Process Management & Analysis Platform. Retrieved August 10, 2022, from https://www.blueprintsys.com/blog/rpa/secrets-to-scaling-rpa

PRP Business Solutions. (n.d.). How is robotic process automation (RPA) implemented? RPA roadmap. PRP Business Solutions. Retrieved August 10, 2022, from https://prpbs.com/en/articles/rpa-implementation.html

Top 5 principles guiding the Modern RPA Center of Excellence (COE). CiGen. (2021, March 9). Retrieved August 10, 2022, from https://www.cigen.com.au/top-5-principles-guiding-the-modern-rpa-center-of-excellence-coe/