İnsan Kaynaklarında Robotik Süreç Otomasyonunun Rolü

by Burak Koçak
11 ay ago
294 Views

Hayal edin ki, İnsan Kaynakları departmanınızdaki rutin süreçler, baştan sona hatasız bir şekilde otomatikleştirilmiş durumda ve İK çalışanlarınız, daha stratejik ve analitik görevlere odaklanma imkânı elde ediyorlar. Bu gerçekten harika olurdu, öyle değil mi?

Öyleyse Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ile tanışın! RPA teknolojisi, İnsan Kaynakları dâhil olmak üzere çeşitli alanlarda sunduğu yenilikçi teknolojik çözümlerle öne çıkıyor.

Bu blog yazımızda, İnsan Kaynaklarında RPA’nın rolünü keşfetmek için bir yolculuğa çıkıyoruz. RPA tam olarak nedir ve İK ortamına nasıl uyar? Yazılım botları insanların gerçekleştirdiği operasyonları nasıl üstlenebilir ve genel verimliliği nasıl artırabilir?

Bu dinamik sinerjinin yalnızca operasyonları kolaylaştırmakla kalmayıp aynı zamanda daha stratejik ve etkili bir İnsan Kaynaklarının önünü nasıl açtığını gelin birlikte keşfedelim.

Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?

Robotik Süreç Otomasyonu, genellikle insanlar tarafından gerçekleştirilen tekrarlayan ve kural tabanlı görevleri otomatikleştirmek için yazılım botlarının veya sanal asistanların kullanılmasını ifade eder. Bu botlar, görevleri hız, doğruluk ve tutarlılıkla gerçekleştirmek için çeşitli sistemler ve uygulamalarla etkileşime girerek insan eylemlerini taklit edebilirler. RPA, sıradan ve zaman alıcı faaliyetlerin üstesinden gelmek için tasarlanmıştır ve insan çalışanların yaratıcılık, eleştirel düşünme ve karar verme gerektiren daha yüksek değerli görevlere odaklanmasına olanak tanır.

Geleneksel otomasyon yaklaşımlarının aksine, RPA karmaşık programlama veya sistem entegrasyonu gerektirmez. Bunun yerine, kullanıcı arayüzü (UI) düzeyinde çalışır, uygulamalar ve sistemlerle insanlarla aynı şekilde etkileşime girer. RPA, basit veri girişi ve mutabakat görevlerinden karmaşık finansal hesaplamalara ve uyumluluk raporlamasına kadar çok çeşitli süreçlere uygulanabilir.

RPA İnsan Kaynakları Departmanlarına Nasıl Fayda Sağlayabilir?

RPA’yı İnsan Kaynakları operasyonlarına dâhil etmek, süreçleri kolaylaştıran, verimliliği artıran ve hem çalışanlar hem de işverenler için genel İK deneyimini yükselten çok sayıda avantaj sunar. Tekrarlayan ve zaman alan görevleri otomatikleştirerek RPA, İK profesyonellerinin daha stratejik ve katma değerli girişimlere odaklanmalarını sağlar ve sonuçta daha üretken ve çevik bir İK departmanını teşvik eder.

RPA’nın İK Departmanları için Bazı Temel Faydaları:

  • Artan Verimlilik ve Doğruluk: RPA, veri girişi, çalışanların işe alınması ve bordro işlemleri gibi sıradan ve zaman alıcı İK süreçlerini otomatikleştirebilir. RPA, manuel hataları ve işlem süresini azaltarak operasyonel verimliliği artırır ve İK ekiplerinin daha yüksek hacimli görevleri daha fazla doğruluk ve tutarlılıkla ele almasını sağlar.

  • Artırılmış Çalışan Deneyimi: RPA, İK süreçlerini basitleştirerek çalışan deneyimini artırabilir. Otomasyon, izin taleplerini, sosyal yardım yönetimini ve performans değerlendirmelerini hızlandırarak çalışanlara hızlı yanıtlar sağlayabilir ve idari yükleri azaltabilir. İdari darboğazları kaldırarak, İK uzmanları çalışanlarla etkileşim kurmaya, olumlu bir işyeri kültürünü teşvik etmeye ve bireysel ihtiyaçları karşılamaya daha fazla zaman ayırabilirler.

  • Sorunsuz Entegrasyon ve Ölçeklenebilirlik: RPA, kapsamlı değişikliklere gerek kalmadan insan kaynakları bilgi sistemleri (HRIS) ve başvuru takip sistemleri (ATS) gibi mevcut İK sistemleriyle entegre olabilir. Bu sorunsuz entegrasyon, birden fazla sistemde uçtan uca İK süreçlerinin otomasyonuna olanak tanıyarak İK departmanlarının ihtiyaçları arttıkça otomasyon çabalarını ölçeklendirmelerini sağlar.

  • Hizmet Seviyesi Anlaşmaları (SLA’lar) ile Daha İyi Uyumluluk: RPA, önceden tanımlanmış geri dönüş sürelerine sahip görevleri otomatikleştirerek İK’nın SLA’ları karşılamasına yardımcı olur. Aday taramaları, sözleşme oluşturma gibi faaliyetlerin zamanında tamamlanmasını sağlayan RPA, İK ekiplerinin taahhütlerini yerine getirmelerine ve iç ve dış paydaşlara verimli hizmetler sunmalarına yardımcı olur.

  • Gelişmiş Uyumluluk ve Veri Güvenliği: İnsan Kaynakları departmanları hassas çalışan verileriyle ilgilenir ve çeşitli yasal gerekliliklere uymak zorundadır. RPA, veri doğrulama ve onaylama süreçlerini otomatikleştirerek, hata riskini en aza indirerek ve gerekli protokollerin takip edilmesini sağlayarak uyumluluğu sağlayabilir. Ayrıca RPA, gizli bilgilere erişimi kısıtlayarak ve daha iyi şeffaflık için denetim izleri sağlayarak veri güvenliğini artırabilir.

  • Analitik ve İçgörüler: RPA, çeşitli kaynaklardan İK verilerini toplayıp analiz ederek karar verme süreçlerini desteklemek için değerli içgörüler sağlayabilir. İK departmanları, veri toplamayı otomatikleştirerek ve kapsamlı raporlar oluşturarak eğilimleri belirleyebilir, performans metriklerini ölçebilir ve yetenek yönetimi, yedekleme planlaması ve eğitim programlarını optimize etmek için veriye dayalı kararlar alabilir.

  • Maliyet Tasarrufu ve Kaynak Optimizasyonu: RPA, tekrarlayan ve manuel görevleri otomatikleştirerek İK uzmanlarının rutin idari işlere zaman ayırma ihtiyacını azaltır. Ayrıca RPA, artan iş yükünü yönetmek için ek işe alım ihtiyacını ortadan kaldırarak kuruluşlar için önemli maliyet tasarrufu sağlar.

RPA’yı İK operasyonlarına dahil etmek, geleneksel süreçlerde devrim yaratarak daha fazla verimlilik, doğruluk ve üretkenliğin kilidini açabilir. İK departmanları, otomasyon teknolojisinden yararlanarak odak noktalarını manuel idari görevlerden daha stratejik girişimlere kaydırabilir, çalışan deneyimini iyileştirirken kurumsal başarıyı artırabilir.

İnsan Kaynaklarında RPA'nın 12 Yaygın Kullanım Alanı

Bu bölümde, RPA’nın İK operasyonlarını önemli ölçüde geliştirebileceği belirli kullanım durumlarını inceleyeceğiz. CV taraması ve yeni işe alımlardan bordro işleme ve uyum yönetimine kadar, İK süreçlerini optimize edebilecek ve genel verimliliği artırabilecek pratik RPA uygulamalarını inceleyeceğiz.

  • CV Eleme ve Adayları Kısa Listeye Alma: RPA, nitelikler ve deneyim gibi ilgili bilgileri çıkararak ve bunları önceden tanımlanmış kriterlerle karşılaştırarak özgeçmişlerin ilk taramasını otomatikleştirebilir. Bu, İK ekiplerinin nitelikli adayları verimli bir şekilde kısa listeye almasına olanak tanıyarak işe alım sürecinde zaman ve emek tasarrufu sağlar.

  • Yeni İşe Alım: RPA, teklif mektuplarının oluşturulması, gerekli belgelerin toplanması ve geçmiş kontrollerinin başlatılması gibi görevleri otomatikleştirerek işe alım sürecini basitleştirir. Yeni işe alımlar için sorunsuz ve standartlaştırılmış bir işe alım deneyimi sağlayarak İK ekiplerinin kişisel etkileşimlere odaklanmasına olanak tanır.

  • Çalışan İşe Alımı ve Eğitimi: RPA ile İK departmanları, göreve başlama malzemelerinin ve eğitim modüllerinin yeni çalışanlara teslimini otomatik hale getirebilir. Bu, eğitim sürecini kolaylaştırır, içerik sunumunda tutarlılık sağlar ve İK profesyonellerinin bireyselleştirilmiş koçluk ve gelişime daha fazla zaman ayırmasına olanak tanır.

  • Çalışan Veri Yönetimi: RPA, birden fazla sistemde veri çıkarma, birleştirme ve güncellemeleri otomatikleştirerek doğru ve verimli çalışan veri yönetimi sağlar. Manuel hataları ortadan kaldırır, idari yükü azaltır ve İK kayıtlarının güncel ve tutarlı kalmasını sağlar.

  • Bordro İşleme: RPA, veri toplamayı, hesaplamaları otomatikleştirerek ve ödeme beyanları oluşturarak bordro işlemlerini kolaylaştırır. Çalışan maaşlarını, kesintileri ve vergileri doğru bir şekilde hesaplamak için HRIS ve zaman izleme sistemleriyle entegre olur, insan hatası riskini azaltırken doğruluğu ve verimliliği artırır.

  • Gider Yönetimi: RPA, geri ödeme sürecini otomatikleştirerek gider yönetimini basitleştirir. Gider taleplerini doğrulayabilir, destekleyici belgelerle eşleştirebilir ve geri ödeme talepleri oluşturarak manuel çabayı azaltır ve çalışan harcamalarının zamanında işlenmesini sağlar.

  • Uyumluluğun Sürdürülmesi: İK departmanları, RPA kullanarak uyumluluk belgeleri oluşturma, eğitimin tamamlanmasını izleme ve denetimler yapma gibi uyumlulukla ilgili görevleri otomatikleştirebilir. RPA, yasal gerekliliklere uyulmasını sağlar, uyumluluk risklerini azaltır ve dahili ve harici raporlama için doğru kayıtlar sağlar.

  • Çalışan Çıkış Yönetimi: RPA, sistem erişiminin iptal edilmesi, çalışan kayıtlarının güncellenmesi ve çıkış belgelerinin oluşturulması gibi görevleri otomatikleştirerek işten çıkarma sürecini kolaylaştırır. Ayrılan çalışanlar için geçişi basitleştirir ve İK profesyonellerinin bilgi aktarımına ve çıkış görüşmeleri yapmaya odaklanmasına olanak tanır.

  • Performans Yönetimi: RPA, hedef belirleme ve performans değerlendirmeleri için hatırlatıcılar göndererek, birden fazla paydaştan geri bildirim toplayarak ve performans raporları oluşturarak performans yönetimi süreçlerinin otomatikleştirilmesine yardımcı olur. Bu, performans yönetimi döngüsünü optimize eder, şeffaflığı artırır ve adil değerlendirme uygulamalarını destekler.

  • Vardiya Ödeneğinin Hesaplanması: RPA, değişken çalışma saatlerine sahip çalışanlar için vardiya ödeneklerinin hesaplanmasını otomatikleştirir. RPA, zaman izleme sistemleriyle entegre olarak vardiya ödeneklerini doğru bir şekilde hesaplar ve günceller, böylece çalışanların manuel müdahale olmadan doğru şekilde tazmin edilmesini sağlar.

  • Yeni İşe Alınanlar için Geçmiş Doğrulaması: RPA, harici veri tabanlarından veri alımını otomatikleştirerek, kimlik bilgilerini kontrol ederek ve istihdam geçmişini doğrulayarak geçmiş doğrulama sürecini hızlandırır. İK ekiplerinin adayları doğrulaması için gereken süreyi ve çabayı azaltarak daha hızlı işe alım kararları alınmasını sağlar.

  • Devam Takibi: RPA, zaman ve katılım sistemleriyle entegre olarak katılım takibini otomatikleştirir. Katılım verilerini yakalar, çalışılan saatleri hesaplar ve raporlar oluşturarak İK departmanlarının katılım kayıtlarını verimli bir şekilde yönetmesini ve eğilimleri veya sorunları belirlemesini sağlar.

İnsan Kaynaklarında RPA İstatistikleri

İşte günümüzde karşılaşılan en önemli 10 İK sorunu:

Kuruluşunuzun insan sermayesi ile ilgili olarak karşılaştığı en büyük zorluklar nelerdir?

İnsan Kaynakları Sorunları

Kaynak: PwC HR Tech Survey 2022: base of 688

İnsan Kaynaklarının geleceği düşünüldüğünde, kayda değer bir hız kazanacağı öngörülen önemli bir eğilim, akıllı otomasyonun giderek daha fazla benimsenmesidir. Deloitte tarafından yapılan araştırmaya göre, akıllı otomasyonun uygulanmasının 2023 yılına kadar İK operasyonlarında üretkenlikte %10-15’lik bir artışa yol açacağı tahmin edilmektedir.

İK yönetimi, personelin işe alınması ve eğitilmesi, performanslarının değerlendirilmesi ve iş kanunlarına uyulması gibi günlük organizasyonel görevler için hayati önem taşır. Büyük miktarda çalışan verisinin manuel olarak ele alınması ve işlenmesi mümkün değildir. Otomasyon, İK ekibinin tüm çalışan yaşam döngüsünü ve bu süreçleri verimli bir şekilde yönetmesi için gerekli hale gelir.

  • null

    Şirketlerin dörtte biri (%25), öncelikle işe alım ve işe yerleştirme faaliyetlerini yürütmek için İK otomasyonundan yararlandıklarını belirtiyor.

  • null

    İşe alma süreçlerinde otomasyon kullanan İK profesyonellerinin %69’u bu proje için harcadıkları sürenin önemli ölçüde azaldığını bildirdi.

  • null

    Kurumların yarısından fazlası (%52) şu anda İK sistemleri stratejilerini dijital olarak yükseltme sürecinde.

  • null

    İK profesyonellerinin yaklaşık %36’sı, işe alım süreçlerinin işe alım otomasyonunun olmaması nedeniyle engellerle karşılaştığını ifade etmiştir.

  • null

    İşe alım için İK otomasyonunun kullanılması performansın %18 oranında artmasını sağlamıştır.

RPA ile İnsan Kaynaklarını Daha İnsan Odaklı Hâle Getirin

Robotik Süreç Otomasyonunun İK operasyonlarına entegrasyonu, daha insan merkezli bir yaklaşıma geçiş için bir fırsat sunuyor. İK departmanları, RPA teknolojisinden yararlanarak süreçlerini kolaylaştırabilir ve İK profesyonellerinin anlamlı girişimlere odaklanmaları için alan yaratabilir.

RPA’nın idari görevleri yerine getirmesiyle, İK uzmanları zamanlarını çalışanlarla daha güçlü ilişkiler kurmaya, ihtiyaçlarını anlamaya ve olumlu bir çalışma ortamını teşvik etmeye ayırabilir. İnsan merkezli bir yaklaşıma doğru bu geçiş, İK profesyonellerinin kişiselleştirilmiş destek sunabilmelerini, çalışanların endişelerini giderebilmelerini ve katılımı ve üretkenliği teşvik eden bir ortam yaratabilmelerini sağlar.

Son Olarak

Basitçe söylemek gerekirse, RPA teknolojisi, aday bulma ve işe alımdan bordro işlemeye kadar çeşitli İnsan Kaynakları süreçlerinin otomatikleştirilmesinde çok önemli bir rol oynamaktadır. İK uzmanları, tekrarlayan ve idari görevleri otomatikleştirerek stratejik işgücü planlaması ve çalışan gelişimine daha fazla odaklanabilir. Ayrıca RPA, İK departmanlarına hataları azaltma, maliyet tasarrufu sağlama, çalışan deneyimlerini iyileştirme ve İK operasyonlarını kolaylaştırma konularında yardımcı olabilir.

Otomasyon teknolojileri gelişmeye devam ettikçe, RPA’nın İnsan Kaynaklarında yaygın olarak benimsenmesi ve daha verimli ve insan merkezli bir sisteme yol açması kaçınılmazdır.

İnsan Kaynaklarında veya başka herhangi bir sektörde RPA’nın faydalarını deneyimlemekle ilgileniyorsanız, VooDoo RPA‘yı keşfetmek isteyebilirsiniz.

Kullanıcı dostu platformumuz, tekrarlayan ve zaman alan görevleri kolayca otomatikleştirmenize olanak tanıyarak yüksek öncelikli faaliyetler için daha fazla zaman kazanmanızı sağlar.

VooDoo RPA İletişim

VooDoo RPA ile özel iş akışları oluşturabilir, diğer yazılım ve uygulamalarla entegre edebilir ve 7/24 kullanılabilirliğin keyfini çıkarabilirsiniz.

Ürün sayfamıza göz atın.

Sorularınız için bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

KAYNAKÇA

PwC. “HR Technology Survey 2022.” PwC, 2022, https://www.pwc.com/us/en/tech-effect/cloud/hr-tech-survey.html.

Lanteria. “HR Automation Trends Shaping 2023 and Future.” Lanteria, https://www.lanteria.com/news/hr-automation-trends-shaping-2023-and-future.

Kissflow. “Workflow Automation Statistics & Trends.” Kissflow, 2023, https://kissflow.com/workflow/workflow-automation-statistics-trends/.

Deloitte. “Automation with Intelligence.” Deloitte, https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/tw/Documents/strategy/tw-Automation-with-intelligence.pdf.