Robotik süreç otomasyonu (RPA) Hakkında Temel Bilgiler - Voodoo RPA

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA) düzenli ve sıkça yapılan işlerin ‘robot’ diye tabir edilen bir yazılım ile otomatikleştirilmesi olarak tanımlanabilir.

Matbaaların icat edilmediğini düşünsenize, en sevdiğiniz kitabın ikinci cildini okumak için birinin onu elle yazması için sıra beklediğinizi. Yayın evlerinin bir kitabı binlerce kez kopya etmesi için yüzlerce “yazar” çalıştırdığını… Matbaa icat edildikten sonra kitaplar ucuzladı ve her sosyoekonomik seviyedeki insan için ulaşılabilir oldu, okuma yazma oranı arttı, bilginin aktarılması ve dolayısıyla çağların ilerlemesi hızlandı.

İş yapış şeklimizi değiştirip daha hızlı ve daha az hata ile tamamlayabilmek için bizim çağımızın çözümü de robotik süreç otomasyonu.

Bu yazılımlara verebileceğiniz görevler hayalleriniz ile sınırlı. Sizin yerinize veri girişi yapabilir, diğer yazılımları kullanabilir ve onlarla etkileşimde bulunabilir, e-maillerinizi okuyup eklerini indirebilir. İnsanlardan daha hızlı ve daha az hata yaparak, hatta nerdeyse hiç hata yapmayarak görevlerini tamamlar. Bu da işletmelerin operasyon maliyetlerde tasarruf etmelerini sağlar.

Robotik Süreç Otomasyonu Faydaları Nelerdir?

Pazarda rekabet etmek ve hatta bankacılık gibi rekabetin sert olduğu sektörlerde pazarda var olabilmek için otomasyonu kullanmak gün geçtikçe daha çok şirket için önem kazanıyor. İş süreçlerini daha hızlı, daha verimli, daha güvenli, hatasız bir şekilde yapmak her zaman kolay olmuyor. Halihazırda kullanmış olduğunuz sistemler birbirleriyle konuşamayabilir. Bazı sistemler standart API’leri kabul etmeyebilir. Bu da şirketi manuel veri girişine zorlayabilir.

Buna çare RPA. Mevcut altyapınızı ve iş yapış şeklinizi değiştirmeden, elemanlarınızın manuel olarak yaptığı işi aynı şekilde yapabilecek robotlar var.

Robotları tercih ederek birçok fayda sağlayabilirsiniz. İşte bunlardan bazıları;

• Hata Oranlarında %100’e varan düşüşler.

Yazım hataları, prosedürün eksik uygulanması… Birçok işin zamanında ve hatasız tamamlanması çalışanların performansına bağlı. Çalışan performansı ve morali de şehrin trafiği dahil her şeye bağlı olabilir. Robotlarda böyle bir sorun yoktur. Elektriğiniz kesilmediği sürece tıkır tıkır hatasız çalışacaktır.

• Zamanın etkili kullanımı

Robotlar bir insanın uzun sürelerde yaptığı bir işi milisaniyeler içinde tamamlayabilir. Robotlar aynı zamanda geceleri de çalışır, bayramlarda da. Kahve molaları, hastalık izinleri yoktur. Robotları eğitmeniz için haftalarca hatta aylarca öğrenmelerini beklemeniz gerekmez. Hemen öğreniverirler.

• Müşteri memnuniyetinde artış

Hız dönemindeyiz. Müşteri her isteğinin hemen gerçekleşmesini istiyor artık. Çalışanınızın müşteri şikayetini işlem sırasına koymasını, diğer departmanlara danışmasını beklemek müşterinin memnuniyetini her geçen dakika biraz daha düşürüyor.  Telefonda bekleme müziği dinlemek yerine işini bilgisayarın yönettiği sistemlerle halletmek isteyen müşterilerin sayısı gittikçe artıyor.

• Çalışan memnuniyetinde artış

Sabah akşam bir forma veri girişi yaptığınız bir işiniz oldu mu hiç? Aynı şeyleri tekrar tekrar yapmak sıkıcı değil mi? Üniversiteyi bunun için mi okudum dediğiniz bile olmuştur. Bu sıkıcı ve sürekli işleri robota vererek çalışanlarınızı asıl önemli olan, stratejik kararlar verebilecekleri işlere yönlendirerek işlerine olan bağlılıklarını ve memnuniyetlerini artırabilirsiniz.

• Karlılıkta artış;

Değerli ve pahalı bir iş girdisi olan insan kaynaklarını daha verimli kullanmak, sürekli tekrarlanan sıkıcı işleri otomatikleştirmek ve çalışanları daha önemli işlere yönlendirmek, robotları 7 gün 24 saat çalıştırabilmek veriminizi ve kârlılığınızı artıracaktır.

• Çağa uyum sağlamak ve rekabette öne geçmek.

Devir dijital dönüşüm devri. İş akışını dijitale entegre etmek artık sadece dev global şirketlere özgü değil. Orta ve küçük işletmeler de artık süreçlerini pratikleştirme peşinde. Halen gerçekleşmekte olan dijital dönüşüme uyum sağlamak, işletmeniz için yapabileceğiniz önemli yatırımlardan biridir.

• Denetlenebilirlik

Her defasında nereye tıkladığınızı, nereden kopyalayıp nereye yapıştırdığınızı hatırlıyor musunuz? Nerde hata yaptığınızı kolayca bulabiliyor musunuz? Robotlar bulabiliyor. Her adımları hem görsel hem de yazılı olarak kayıtlı ve raporlanabilir durumda.

• Veri Güvenliği

“Human error” diye tabir edilen insan hataları veri gizliliğinde hatırı sayılır bir yer kaplar. Birçok hassas verinin sızma durumu, çalışanlar tarafından gerçekleştirilmiştir. Çalışanlarınıza güvendiğiniz durumlarda bile şifrelerini unutmaları veya zararlı yazılımlara kaptırmaları bütün sistemi riske atan bir ihtimaldir. Robotlar ellerindeki verinin önemini bilmezler, sadece programlandıkları işi yaparlar ve şifrelerini kaptırmazlar.

• Kolayca büyütülüp küçültülebilir

İş hacminiz birdenbire kat be kat arttı mı? Sorun değil, robot tarlanıza daha fazla robot ekleyerek sezonunuza göre artırıp azaltabilirsiniz.

RPA Nasıl Çalışır?

RPA halihazırda çalışmış olduğunuz sistemlere API gibi yöntemlerle entegre olarak çalışabilir. Fakat köklü şirketlerin yıllardır kullandığı birçok sistem bunu kabul etmeyebiliyor. Bu durumda ekran kazıma yöntemiyle robot gereken veriyi bir insanın yapacağı gibi ekrandan okuyarak alabiliyor. Böyle bir durumda robotun ekran kazıma yetenekleri daha da önemli duruma geliyor.

Robot gereken veriyi okuduktan sonra, daha önceden öğretilmiş görevi tamamlamak için işlemi başlatıyor. Genelde öğretilen süreçler arasında rapor hazırlanması, onay alınması, fatura hazırlanması gibi işlemler olabiliyor. Bu adımları koşullu bir sürece bağlayarak, yine sistemin birden fazla çıktı üretmesi sağlanabilir.

Bir robota görevi öğretmek için birden fazla yöntem vardır. Ekranda yaptığınız işlemleri taklit etmesini isteyerek kod bilginiz olmadan RPA aracınızı ayarlayabileceğiniz gibi, daha hızlı ve efektif çalışmasını istediğiniz durumlarda teknik bilgilerinizle ve kendi kod kütüphanenizi kullanarak da robota süreçlerinizi öğretebilirsiniz.

RPA robotlarının iki ayrı çalışma şekli vardır; katılımlı ve katılımsız.

Katılımlı durumda çalışan robotlar başlaması için ya da işine devam edebilmek için bir insanın katkısına ihtiyaç duyarlar. Buna örnek olarak bir bankanın iki faktörlü doğrulama mesajının telefonunuza gelmesini örnek verebiliriz. Böyle bir durumda, telefonunuza gelen SMS şifresini robota iletmeniz ile, robot bankacılık işlemlerinize kaldığı yerden devam edecektir.

Katılımsız durum, insan müdahalesi gerekmeyen durumlarda kullanılır. Halihazırda diğer robotların çalışması ile biriken verilerden düzenli olarak periyodik raporların çıkarılması buna örnek gösterilebilir.

Katılımlı da olsa katılımsız da olsa RPA sisteminizin doğru çalışıp çalışmadığını düzenli olarak kontrol etmeniz gerekmektedir. Örneğin bankacılık işleminizi ekran kazıma yöntemiyle her gün tıkır tıkır yapan robotunuz, bankanızın ara yüzünün tasarımını değiştirmesi ile artık veriyi çekemez hale getirebilir ve hata verebilir.

Robotik Süreç Otomasyonu Kullanım Alanları

RPA, bütün sektörlerde hızla yayılmaya başladı çünkü neredeyse her süreçte ve çapta uygulanabiliyor. Önceden belirlenmiş kurallara bağlı olarak ilerleyen, tekrar eden ve çok miktarda yapılan her işlemde RPA kullanılabilir. Finanstan hizmet sektörüne, IT’den satışa birçok sektör ve departmanda faydalarını gösterdi.

Hatta yapay zeka desteği ile Voodoo RPA, kognitif düşünme gereken durumlarda da sizlere destek verebiliyor.

Daha önce yapılmış çalışmalardan birkaç örneği aşağıda bulabilirsiniz. Fakat aşağıdakilerle sınırlı kaldığını düşünmeyin. RPA’nın uygulanma alanları sizin hayallerinizle sınırlı. Dolayısıyla bu örnekleri verirken, uygulama yapılan sektörleri ya da departmanları belirtmekten çok çok, sizlerin iş süreçlerinize nasıl uyarlanabileceğine dair bir fikir vermesini amaçladık.

Ticari Departmanlar

• Satış ve Pazarlama:

Dünyanın en iyi ürününü de üretseniz satış yapmadığınızda gelir elde edemezsiniz. Bundan dolayı satış ve pazarlama her işletmede önemli bir yere sahip. Müşterilerin verilerini doğru bir şekilde kategorize edip depolamak sonra da gerektiği zaman bunlara istenilen formatta ulaşmak ya da müşterilerin genel istatistiklerini görselleştirmek bir çalışan için uzun ve meşakkatli bir iş olsa da robotlar için o kadar da zor değil.

Yine satış elemanlarınızın “müşterilerle ilgilenmektense uğraştığım şeye bak” diye sıkça içinden geçirdiği fatura işlemleri, muhasebeye ulaşana kadar çeşitli formatlara dönüşen müşteri verileri de RPA’nın kolaylaştırdığı adımlar arasında.

Müşteriler ile yapılan işlemlerde, müşteriye yapılan hızlı ve düzenli geri dönüşler de hem şirketin marka algısında önemlidir hem de müşteri sadakatine büyük katkı sağlar.

Rekabet takibi, pazarlama departmanının olmazsa olmazlarından biridir. Rakibinizin yüzlerce web sitedeki binlerce ürününde yaptığı fiyat değişikliklerini takip etmeniz manuel olarak imkansızdır. Bunu sizin için robotların yapması büyük iş gücü tasarrufu sağlayacaktır.

• Müşteri İlişkileri:

Çağrı merkezlerinde müşteriyi sistemde bulmak ve bütün bilgileriniz hızlı bir şekilde çağrı merkezi çalışanının ekranına ulaştırmak, müşterinin telefonda beklemesini azaltarak memnuniyetini artıracaktır. Yine aynı senaryoda, kompleks problemi olan bir müşterinin bir çalışandan diğerine aktarılması durumu doğabiliyor. Bu gibi durumlarda, müşterinin her çalışana tekrar tekrar bilgilerini vermesi müşteri deneyimini azaltan ve RPA ile önlenebilecek bir durumdur.

• E-Ticaret

Yüzlerce ürününüzün stok bilgilerini, fotoğraflarını, ölçülerini ve bunun gibi binlerce farklı bilgiyi manuel olarak girmektense bunu yapmayı robotlara bırakabilirsiniz. RPA aynı zamanda stoklarınızı takip edip, azalmaya yaklaşan ürünleriniz için üretim bandına bilgi geçebilir ve hammadde sağlayıcılarınızdan sipariş edebilir.

Yardımcı Fonksiyonlar

• Teknik Destek

Müşteri ilişkilerinde olduğu gibi, teknik desteğe başvuranların sahip olduğu birçok sorun birbirine benzer. IT uzmanlarınızın her gün aynı soruları cevaplamaktansa bu işi robotlara devretmeyi ve daha önemli altyapı sorunlarınıza kafa yormayı tercih edeceğinden emin olabilirsiniz.

• İnsan Kaynakları

İnanamayacaksınız ama robotlar insan kaynaklarını daha insani yapıyor. Bordro işlemleri, seyahat masraflarının işlenmesi, yeni eleman kabul ve eleman çıkışları, çalışan performans puanlamaları, yasalara ve şirket politikalarına uyumluluğun denetlenmesi… Tekrarlanan ve zaman alan bu gibi işlerin robotlara devredilmesiyle İnsan kaynaklarının gerçekten de çalışan motivasyonu gibi konularla ilgilenmeye zamanı kalacak.